Vérifications externes de la salubrité des aliments
- Avantages de la vérification externe
- Qui choisir pour effectuer une vérification tierce partie?
- Faire une demande de vérification externe
- Plan de vérification
- Préparation à la vérification
- Préparation des dossiers et des documents
- Processus de vérification
La vérification externe de la salubrité des aliments est effectuée par une organisation qui n’est pas associée à votre entreprise. Il existe deux types de vérification externe : la vérification seconde partie et la vérification tierce partie. Une vérification seconde partie est réalisée par une partie telle qu’un client ou un fournisseur. Une vérification tierce est réalisée par un organisme d’audit indépendant ou un organisme gouvernemental.
- répond aux exigences du programme ou du client
- est mis en œuvre de façon adéquate
- contribue efficacement à contrôler les risques liés à la salubrité des aliments.
Avantages de la vérification externe
Les vérifications externes sont un outil. Elles peuvent fournir la preuve que votre entreprise produit des aliments dans un environnement sécuritaire et que vous maîtrisez les risques liés à la salubrité des aliments. Les clients exigent de plus en plus d’obtenir la preuve que de systèmes de salubrité des aliments sont en place avant d’acheter des produits alimentaires. La réussite à une vérification externe peut constituer la condition d’un contrat avec votre client.
Qui choisir pour effectuer une vérification tierce partie?
De nombreuses entreprises offrent des services de vérification de la salubrité des aliments. Déterminez le type de vérification qui correspond à ce dont vous et vos clients avez besoin. Votre choix de l’entreprise de vérification externe peut se fonder sur les critères suivants:
- l’agrément
- les compétences et la disponibilité des vérificateurs
- le coût
- les exigences des clients
Faire une demande de vérification externe
Bien que les clients ou les fournisseurs sont à même de lancer une vérification seconde partie, vous pourriez devoir recourir à vérification tierce partie. Plusieurs organisations de vérification exigent que ce soit vous qui lanciez la vérification, tandis que les organismes gouvernementaux prennent souvent l’initiative. Le processus sera plus efficace si vous y êtes bien préparé.
- le formulaire de demande de vérification;
- votre politique relative au système de gestion de la salubrité des aliments (SGSA);
- les programmes, politiques et procédures, le plan d’Analyse des risques et maîtrise des points critiques (HACCP) et les dossiers vierges relatifs aux Bonnes pratiques de fabrication;
- les documents justificatifs (p. ex., données techniques ou scientifiques utilisées pour valider les points critiques de maîtrise).
Plan de vérification
Une fois votre demande de vérification reçue, votre vérificateur pourra élaborer un plan de vérification. On y précisera les dates de la vérification, une estimation du temps nécessaire à la vérification, le calendrier provisoire, l’ordre du jour et la portée de la vérification.
Préparation à la vérification
Après votre demande, plusieurs éléments nécessitent une attention particulière:
Il est important de préparer vos employés à la vérification externe. Le vérificateur pourra observer ou interroger les employés et ceux qui accomplissent des tâches ayant une incidence sur la salubrité des aliments. Rappelez aux employés toute l’importance de leurs rôles dans ce processus de vérification.
Si des employés sont interrogés, ils pourraient devoir répondre aux questions suivantes:
- leurs rôles et fonctions, ainsi que l’incidence de leur travail sur la salubrité des aliments
- les limites critiques, les procédures de surveillance et les procédures de déviation
- les dossiers qu’ils remplissent
- les endroits où trouver l’information dont ils ont besoin
Demandez à tous les employés:
- de passer en revue leurs responsabilités relatives aux bonnes pratiques de fabrication (BPF) et au plan HACCP;
- de répondre aux questions de vérification de façon ouverte et honnête;
- de collaborer entièrement avec les vérificateurs;
- de prendre l’initiative de corriger, s’il y a lieu, toute non-conformité observée.
Préparation des dossiers et des documents
Assurez-vous que les dossiers et documents sont complets, faciles à trouver et bien organisés. Si vous utilisez des dossiers numériques, vous pourriez, avant la vérification, en imprimer des exemples en copie papier pour les vérificateurs. Confirmez que vous utilisez la version la plus récente de vos documents et dossiers et que les copies désuètes ont été éliminées.
Processus de vérification
Tout au long du processus, les vérificateurs noteront leurs constatations et documenteront les observations ainsi que toute non-conformité. En général, les vérifications suivent les étapes suivantes:
Examen de documents
Vous déterminerez, avec le vérificateur, si l’examen des documents aura lieu sur place ou hors site.
Les vérificateurs détermineront si:
- les programmes écrits sont en place et répondent aux exigences nécessaires
- les plans HACCP et les points critiques de maîtrise sont fondés sur la science et peuvent contrôler les risques
- les dossiers sont appropriés
Réunion d’ouverture
Le vérificateur principal organise une réunion d’ouverture. Au minimum, le coordonnateur du plan HACCP et la haute direction devraient y assister. Vous pouvez décider d’y inviter d’autres membres du personnel. Le vérificateur principal examinera :
- l’objectif de la vérification – pour confirmer les normes que vous souhaitez atteindre (p. ex. : certification ISO 22000)
- la portée de la vérification – pour définir les zones visées par la vérification et préciser les zones qui en sont exclues
- le calendrier de l’audit – pour réduire au minimum les conflits avec les calendriers de production, les temps de pause et la disponibilité des personnes à interroger
- les autres dispositions comme les repas et les politiques de l’entreprise (p. ex., en matière de sécurité, de confidentialité)
Orientation / visite de présentation
Offrez aux vérificateurs une brève visite de vos installations afin qu’ils puissent se familiariser avec vos activités. Présentez le personnel clé qui pourrait être appelé à participer à la vérification.
Vérification sur place
Les vérificateurs observeront les conditions de travail, les employés qui exécutent leurs tâches et la façon dont les dossiers sont conservés. Les vérificateurs devront, en tout temps, être accompagnés d’un accompagnateur.
Les vérificateurs évalueront si votre système de salubrité des aliments:
- a été mis en œuvre conformément à vos programmes écrits
- parvient efficacement à contrôler les risques en matière de salubrité des aliments
Les vérificateurs cherchent à établir la preuve que votre système fonctionne. Pour recueillir des éléments probants objectifs, ils examinent :
- la conception, la construction et l’entretien de votre installation
- l’exactitude du schéma des procédés et du schéma de l’usine
Ils vérifient également:
- que les employés sont formés et respectent les politiques et les procédures
- que les dossiers de surveillance sont complets
- que des mesures correctives sont prises et qu’elles sont appropriées
Réunion de clôture
Le vérificateur principal organise la réunion de clôture. Au minimum, le coordonnateur du plan HACCP et la haute direction devraient y assister. Vous pouvez décider d’y inviter d’autres membres du personnel.